Was Apps sind

Eine App ist ein kleines Werkzeug mit genau einer Aufgabe: ein Kanban-Board, ein Markdown-Editor, ein Whiteboard, ein Folien-Editor. Vom Werkzeug im nächsten Browser-Tab unterscheidet sie sich dadurch, wo ihr Inhalt liegt. Alles, was Sie in einer App anlegen, wird als Dokument in Ihren Dateien gespeichert, in dem Ordner, den Sie gewählt haben, mit denselben Freigaben, Versionen und Links wie ein Vertrag oder eine Tabelle.

Nehmen wir Brandt & Söhne, einen mittelständischen Maschinenbauer, der eine Messe vorbereitet. Die Projektleiterin legt im Projektordner ein Kanban-Board an. Der Vertrieb sieht es, weil der Ordner für ihn freigegeben ist, zwei Kollegen verschieben gleichzeitig Karten, und am Freitag bittet die Projektleiterin den KI-Assistenten, „für jeden offenen Punkt aus dem Kick-off-Protokoll eine Karte anzulegen“. Das Board bleibt eine Datei. Niemand musste ein eigenes Werkzeug einrichten, Leute dorthin einladen oder sich merken, wo das Board liegt.

Frühere Namen

Ältere Versionen von nexxus nennen die Apps „Utility-Apps“, „DMS-Apps“ oder „Editor-Apps“. Lesezeichen auf die Seitenadresse der Utility-Apps funktionieren nicht mehr: Öffnen Sie die Apps über das Menü.

Eine App, viele Dokumente

Jede App besteht aus zwei Teilen, und es hilft, sie auseinanderzuhalten.

Die App (.nxa)

Das Werkzeug selbst: ein Paket aus einer Beschreibungsdatei und der Oberfläche, die den Inhalt zeichnet. Eine App wird einmal je Mandant installiert und erscheint in der App-Übersicht. Sie ist keine Datei in Ihren Ordnern.

Das Dokument (.nxd)

Ein Inhalt, der mit der App entstanden ist: ein Board, eine Präsentation, eine Sammlung Notizen. Es ist eine ganz normale Datei in Dateien und trägt den Namen der App, die es öffnet.

Maßgeblich ist das Dokument. Die App zeichnet es nur und schreibt Ihre Änderungen zurück. Deshalb öffnet sich dasselbe Dokument immer gleich, ob aus der Dateiliste, über einen Link von einer Kollegin oder wenn der KI-Assistent es für Sie öffnet. Der Dateiname folgt dem Muster <Titel>.<App>.nxd. Ein Board mit dem Titel „Messe 2026“ liegt also als Messe 2026.board.nxd in den Dateien.

• OrdnerProjekte

  • OrdnerMesse 2026

    • Messe 2026.board.nxd ein Kanban-Board
    • Standplan.whiteboard.nxd ein Whiteboard
    • Angebot Brandt.pdf eine gewöhnliche Datei daneben

Wer ändert

• Sie, in der AppJede Änderung wird kurz danach gespeichert
• Kolleginnen und KollegenBearbeiten dasselbe Dokument live
• KI-AssistentÄndert die Daten direkt, geprüft gegen die Regeln der App

Das .nxd-Dokument

Eine Datei in Dateien, im Ordner Ihrer Wahl

• Ordner
• Freigaben
• Versionen
• Öffentliche Links

Was Sie davon haben

• VersionenJeder gespeicherte Stand lässt sich wiederherstellen
• FreigabenFür Kollegen oder als Link nur zum Lesen
• ExporteJe nach App etwa als PNG, SVG oder HTML

Die App ist nur der Editor. Alles, was eine Datei im Unternehmen nützlich macht, kommt aus Dateien.

Welche Apps Sie haben

Öffnen Sie StartApps. Die Seite hat zwei Teile.

• Meine Apps zeigt jede App, die in Ihrem Mandanten installiert ist, und dazu die Apps, die Sie für sich selbst installiert haben. Jede Karte zeigt die Version der App, das Abzeichen Aktiv und unter Hinzugefügt von, wer die App nach nexxus gebracht hat. Erstellen & öffnen legt ein neues Dokument dieser App an.
• Darunter steht ein Katalog mit den Apps, die nexxus mitbringt, und denen, die später kommen. Zwei sind eingebaut und sofort nutzbar: Kanban-Board und Markdown-Editor. Kacheln mit bald sind Ankündigungen und lassen sich noch nicht öffnen.

Jede andere App kommt als .nxa-Paket, das jemand importiert. Importiert ein Administrator, steht die App dem ganzen Mandanten zur Verfügung, ihre Karte zeigt Importiert. Wer sonst eine App importiert, bekommt sie als eigene App mit dem Vermerk Eigene App: In der Übersicht sehen sie nur diese Person und die Administratoren. Dokumente aus einer eigenen App öffnen sich trotzdem für alle, für die sie freigegeben sind. Wie Sie eine App installieren, steht unter Apps ohne Code erstellen.

/dms-apps

Oben die installierten Apps mit der Person, die sie hinzugefügt hat, darunter der Katalog mit den eingebauten und den angekündigten Apps.

Die Sandbox: warum eine App keinen Schaden anrichten kann

Dass jeder eigene Werkzeuge installieren darf, klingt nach einem Risiko. Apps sind so gebaut, dass es keines ist.

Jede App läuft in einem abgeschotteten Rahmen innerhalb der Seite. Sie hat keinen Zugriff auf Ihre Sitzung, Ihre Cookies oder den Rest von nexxus, und eine Content-Security-Policy sperrt jeden Netzwerkzugriff: Eine App kann nichts aus dem Internet laden und nichts hinausschicken. Sie sieht genau eine Sache, das Dokument, mit dem sie geöffnet wurde, und sie spricht mit nexxus nur über einen privaten Nachrichtenkanal.

Daraus folgt zweierlei:

• Eine App handelt nie mit Ihren Rechten. Sie kann keine anderen Dateien lesen, nexxus nicht in Ihrem Namen aufrufen und kein anderes System erreichen. Speichern, Freigeben und Rechte bleiben bei nexxus.
• Bietet eine App einen Download an (ein Bild eines Whiteboards, eine HTML-Datei einer Präsentation), speichert nexxus die Datei für sie, und zwar nur direkt nach einem Klick von Ihnen in der App. Ein Link, der Downloads verbietet, sperrt auch die Exporte der App.

Dieselbe Regel sorgt dafür, dass eine App nie davon abhängt, ob eine Website erreichbar ist. Ein Bild, das Sie auf ein Whiteboard oder eine Folie legen, wird im Dokument selbst gespeichert.

Der KI-Assistent arbeitet in Ihren Dokumenten

Jede App beschreibt ihren Inhalt mit einem Datenschema. Der KI-Assistent liest dieses Schema und die Hinweise, die die App mitbringt, und ändert die Daten des Dokuments direkt, statt Ihnen einen Text darüber zu schreiben. Der Server prüft jede Änderung gegen das Schema, bevor sie gespeichert wird. Der KI-Assistent kann deshalb nur Dokumente erzeugen, die die App versteht.

1. Sie fragen

   Am offenen Dokument, zum Beispiel: Gruppiere die Karten nach Kunde.

2. Der KI-Assistent liest den aktuellen Stand

   Mit jeder Nachricht bekommt er das Dokument so, wie Sie es gerade sehen, samt den Änderungen der anderen.

3. Der Server prüft

   Ihr Bearbeitungsrecht am Dokument und das Datenschema der App.

4. Die Änderung erscheint

   Live bei allen, die das Dokument offen haben. Sie wird als neue Version gespeichert.

Der KI-Assistent ändert ein Dokument nur, wenn Sie es selbst ändern dürfen. Jede seiner Änderungen ist eine Version, zu der Sie zurückkehren können.

Das lässt sich je App steuern. Auf der Seite einer App zeigt die Karte KI-Anweisungen, was die App dem KI-Assistenten mitgibt, und wer die App verwaltet, kann eine Ergänzung hinzufügen, etwa Ihre Hausfarben oder wie Sie Dinge benennen. Die Ergänzung bleibt auch bei neuen Versionen der App erhalten. Für Apps, deren Inhalte den KI-Assistenten nichts angehen, schaltet ihn der Schalter Assistent für diese App für alle Dokumente dieser App ab: Er kann sie dann weder lesen noch ändern, auch nicht auf Nachfrage.

In manchen Apps können Sie außerdem auf ein einzelnes Element zeigen und danach fragen. Die App reicht das gewählte Element an den KI-Assistenten weiter und legt Ihre Frage ins Eingabefeld des Chats. Abgeschickt wird sie nicht: Modell und Formulierung bestimmen weiterhin Sie.

Gemeinsam in Echtzeit

Öffnen mehrere Personen dasselbe Dokument, kommt jede Änderung sofort bei den anderen an. Oben auf der Seite sehen Sie, wer noch da ist, und in der App bewegen sich die Mauszeiger der anderen. Wer später dazukommt, bekommt den aktuellen Stand von denen, die schon arbeiten.

Speichern zwei Personen im selben Moment, führt nexxus beide Fassungen zusammen, statt eine zu überschreiben, und sagt Ihnen das. Wo Sie beide dasselbe unterschiedlich geändert haben, gilt auf Ihrem Bildschirm Ihre Fassung, und die andere wird als eigene Version gesichert. Verloren geht also nichts. Zeigt eine App gerade eine Präsentation im Vollbild, sind die Zeiger der anderen ausgeblendet.

Nur-Lesen funktioniert wie bei jeder Datei. Wer ein Dokument nur ansehen darf, sieht es in der App mit Nur Ansicht und kann nichts ändern.

Versionen, gleich zweimal

In einer App haben zwei Dinge Versionen, und sie erfüllen verschiedene Aufgaben.

Das Dokument wird von Dateien versioniert. Einen Speichern-Knopf gibt es nicht: Eine Änderung wird kurz nachdem Sie sie gemacht haben als Zwischenstand gesichert. Eine echte Version entsteht, wenn Sie das Dokument verlassen, oder nach zehn ruhigen Minuten. Jede Änderung des KI-Assistenten ist eine eigene Version. Ältere Stände holen Sie wie bei jeder anderen Datei über die Versionen des Dokuments zurück.

Die App hat eine eigene Versionsnummer. Wird eine App aktualisiert, lädt ihr Besitzer das neue Paket auf der Seite der App hoch und sieht vor dem Bestätigen, was sich mit der neuen Version ändert. Die Seite führt eine Versionshistorie: wer welche Version wann hochgeladen hat und was jede Version geändert hat. Bestehende Dokumente berührt ein App-Update nicht.

Einstellungen im Überblick

Was	Wo	Wer
App-Übersicht öffnen	StartApps, braucht das Recht dmsApps.read. Die Rollen aus der Einrichtung enthalten es nicht: Ein Administrator ergänzt es im Rollen-Editor	Alle mit diesem Recht
Apps für den ganzen Mandanten abschalten	AdministrationEinrichtungBereiche, Karte Apps & Workspace	Administratoren
KI-Assistent für eine App an oder aus, Ergänzung zu ihren KI-Anweisungen	Seite der App, Karten Einstellungen und KI-Anweisungen	Besitzer der App und Administratoren
Hell- oder Dunkelmodus einer App	Der eigene Schalter in der App. Die Wahl gilt je Person und App.	Jede Person für sich
Was der KI-Assistent mit Apps darf	Der Connector Apps mit den Aktionen Apps auflisten und Apps bauen und ändern	Administratoren, siehe Connectoren
Wer die Seite öffnen darf	Rollen-Editor, Modul Apps	Administratoren, siehe Rollen

Wird der Bereich Apps & Workspace abgeschaltet, verschwinden für alle im Mandanten der Menüeintrag und die App-Einträge unter Neu in den Dateien. Die Dokumente bleiben in ihren Ordnern. Wer eines öffnet, erfährt, dass die Apps ausgeschaltet sind, bis ein Administrator den Bereich wieder einschaltet. Zum selben Bereich gehört auch der Menüeintrag Workspace, der dann ebenfalls verschwindet.

Hell oder dunkel folgt eine App der Einstellung von nexxus, bis Sie den Schalter der App selbst benutzen. Ab dann merkt sich nexxus Ihre Wahl für diese App, und zwar nur Ihre. Der Inhalt behält sein eigenes Aussehen: Eine Folie mit dunklem Theme bleibt dunkel.

Aus dem Branding Ihres Mandanten übernehmen Apps den Namen des KI-Assistenten: Hat Ihr Unternehmen ihn umbenannt, verwenden die Knöpfe und Hinweise an App-Dokumenten diesen Namen.

App oder NXM-Modul?

Beide erweitern nexxus, für unterschiedliche Aufgaben. Eine App ist ein Werkzeug, um an einem Inhalt zu arbeiten. Ein NXM-Modul bringt einen Fachbereich mit eigenen Datensätzen.

	App	NXM-Modul
Was es enthält	Ein Dokument je Arbeitsstück, abgelegt in Dateien	Viele Datensätze eigener Typen, mit Feldern, Listen und Filtern
Typisches Beispiel	Ein Whiteboard für einen Workshop, ein Foliensatz, eine Sammlung QR-Codes	Akten und Fristen einer Kanzlei, Leihgeräte einer IT-Abteilung
Wer es baut	Ein Fachteam mit dem KI-Assistenten oder eine Entwicklerin, als eine HTML-Datei	Entwickler, als Paket mit Manifest
Wer es installiert	Jede Person für sich, Administratoren für den ganzen Mandanten	Administratoren
Rechte	Die Freigabe des Dokuments entscheidet, wer sieht und bearbeitet	Eigene Rechte und Rollen
Menü	Erscheint in der App-Übersicht und unter Neu in den Dateien	Eigene Menüeinträge
KI-Assistent	Ändert die Daten des Dokuments über die allgemeinen App-Werkzeuge	Kann eigene Werkzeuge und Anweisungen mitbringen

Nehmen Sie eine App, wenn am Ende ein Dokument steht, das Menschen öffnen, bearbeiten und teilen. Nehmen Sie ein Modul, wenn Sie Datensätze brauchen, an denen viele Personen in Listen arbeiten, mit eigenen Rechten und Abläufen.

Wie es weitergeht

FallbeispieleWorkshops, Vertriebspräsentationen, Prozesslandkarten und mehr, gebaut mit den Apps, die es heute gibt.

Apps ohne Code erstellenIn der Oberfläche: neue Dokumente, Importe, Apps, die der KI-Assistent für Sie erstellt, neue Versionen.

Apps programmierenFür Entwickler: Paket- und Dokumentformat, die Sandbox und das Protokoll zwischen App und nexxus.