Postfächer anbinden

Ein Postfach in nexxus ist eine Adresse, deren Mails nexxus liest. Jede neue Mail hält nexxus fest, legt ihre Anhänge in einem Ordner Ihrer Wahl ab und gibt sie an die Automatik weiter: Ein KI-Schedule kann auf sie reagieren, oder der KI-Assistent beantwortet sie, wenn Sie das für dieses Postfach einschalten.

Ein Beispiel: Brandt & Söhne arbeitet mit Microsoft 365. Die IT legt das Postfach berichte@example.com an und registriert dafür eine App in Microsoft Entra. Die Büroleiterin bindet das Postfach in nexxus an und schaltet Assistent beantwortet Mails ein. Ab dann schickt die Projektleitung montags eine Mail mit „Bitte die gebuchten Stunden je Projekt der letzten Woche als Excel“ und bekommt die Tabelle als Anhang zurück, berechnet mit ihren eigenen Rechten. Wie das für die Person aussieht, die schreibt, steht unter Den KI-Assistenten per E-Mail fragen.

1. Mail kommt an

   nexxus ruft das Postfach jede Minute ab, oder Postal stellt sofort zu.

2. Festgehalten

   Unter dem Dienstkonto des Postfachs, ohne Doppelte.

3. Anhänge abgelegt

   In dem Ordner, den Sie gewählt haben. Ohne Ordner nur aufgezählt.

4. Weiter verarbeitet

   Ein KI-Schedule übernimmt sie, oder der KI-Assistent antwortet.

Jede Mail wird einmal bearbeitet: Nimmt ein Schedule sie, antwortet der KI-Assistent nicht.

Bevor Sie anfangen

• Sie haben in nexxus die Systemrolle ADMIN. Die Seite Postfächer öffnet sich nur für Administratoren.
• Es gibt ein Dienstkonto, unter dem das Postfach arbeitet. Ihm gehören die abgelegten Anhänge, und seine Rollen entscheiden, in welche Ordner es ablegen darf. Wie Sie eines anlegen, steht unter Dienstkonten.
• Sie wissen, wie die Mails hereinkommen:
  • IMAP mit Passwort: Server, Port, Benutzername und Passwort des Postfachs.
  • Microsoft 365: Exchange Online nimmt per IMAP kein Passwort an. Das Postfach meldet sich über eine App-Registrierung in Microsoft Entra an. Die richtet jemand ein, der in Entra Apps registrieren und in Exchange Online PowerShell Rechte vergeben darf, meist Ihre IT. Die Schritte stehen unten.
  • Postal: Ein Postal-Server stellt jede Mail direkt zu. Sie brauchen Zugang zu seinem Routing.

Ein Postfach anlegen

1. Öffnen Sie AdministrationInhalte & AutomatisierungPostfächer und klicken Sie auf Postfach anlegen. Die Seite Neues Postfach öffnet sich im Bearbeitungsmodus.

2. Geben Sie im Abschnitt Verbindung einen Name ein, etwa „Anfragen“, und wählen Sie die Art: IMAP-Postfach oder Weiterleitung über Postal. Für Postal geht es weiter unten weiter.

3. Wählen Sie unter Anmeldung den Weg, auf dem sich das Postfach anmeldet:

   • Benutzername und Passwort: Tragen Sie Server, Port, Benutzername und Passwort ein. Üblich sind Port 993 mit SSL/TLS (IMAPS) und Port 143 mit STARTTLS, umgeschaltet mit Verschlüsselung. Unverschlüsselt ruft nexxus kein Postfach ab.
   • Microsoft 365 (App-Registrierung): nexxus trägt den Server outlook.office365.com ein, wenn das Feld leer ist. Benutzername ist die Adresse des Postfachs. Dazu kommen Verzeichnis-ID (Tenant), Anwendungs-ID (Client) und Geheimer Clientschlüssel aus Entra, siehe unten.

   IMAP-Ordner ist der Ordner, den nexxus liest. Leer bleibt es INBOX.

4. Im Abschnitt Verarbeitung:

   • Empfang steht bei einem neuen Postfach auf Pausiert. Lassen Sie es so, bis der Verbindungstest gelungen ist.
   • Wählen Sie das Dienstkonto. Die Auswahl zeigt nur Konten mit dem Kontotyp Dienstkonto.
   • Wählen Sie mit Ordner wählen einen Ordner für Anhänge, wenn Anhänge in den Dateien landen sollen. Ohne Ordner zählt nexxus die Anhänge nur auf (keiner, Anhänge werden nur aufgezählt).

5. Im Abschnitt KI-Assistent schalten Sie Assistent beantwortet Mails ein, wenn der KI-Assistent Anfragen an dieses Postfach beantworten soll. Darunter legen Sie Anfragen je Person und Stunde fest, zwischen 1 und 100, vorgegeben sind 5. Was dann geschieht, steht unter Den KI-Assistenten per E-Mail fragen.

6. Klicken Sie auf Speichern. Die Meldung Postfach angelegt bestätigt es, und die Seite zeigt das Postfach in der Leseansicht.

7. Klicken Sie auf Verbindung testen. nexxus meldet sich mit den gespeicherten Daten an, ohne etwas abzurufen. Klappt es, steht dort etwa „Verbindung ok: 12 Mails, davon 3 ungelesen“. Sonst steht dort „Verbindung fehlgeschlagen:“ und der Grund, siehe Wenn etwas schiefgeht.

8. Klicken Sie auf Bearbeiten, stellen Sie Empfang auf Aktiv und klicken Sie auf Speichern.

9. Schalten Sie einmal für die ganze Installation den regelmäßigen Abruf ein: Öffnen Sie AdministrationBetriebWartungCron-Jobs und setzen Sie den Job MAILBOX_POLLER auf Aktiv. nexxus legt ihn ausgeschaltet an. Solange er aus ist, kommt nur an, was Sie mit Jetzt abrufen holen.

Jetzt abrufen holt neue Mails sofort, auch wenn das Postfach pausiert ist, und meldet etwa Keine neuen Mails oder „2 neue Mails festgehalten“. Unter Eingegangene Mails zeigt die Seite die letzten 25 Mails des Postfachs. Ein Klick auf eine Zeile öffnet Empfänger, Anhänge mit Link in die Dateien, den Text und, wenn der KI-Assistent beteiligt war, was er mit der Mail gemacht hat.

Microsoft 365: Anmeldung über eine App-Registrierung

Exchange Online lehnt die IMAP-Anmeldung mit Benutzername und Passwort ab. Ein Postfach bei Microsoft 365 meldet sich deshalb als App an: nexxus holt sich mit Verzeichnis-ID, Anwendungs-ID und geheimem Clientschlüssel bei Microsoft ein Zugriffstoken und meldet sich damit per IMAP an. Kein Mensch muss sich dafür anmelden, und kein persönliches Passwort liegt in nexxus.

Die App bekommt dafür zwei Dinge: in Entra die Anwendungsberechtigung IMAP.AccessAsApp mit Administratorzustimmung, und in Exchange Online das Recht auf genau dieses Postfach. Ohne das zweite kann sie sich zwar anmelden, aber kein Postfach öffnen.

Schritt 1: App in Microsoft Entra registrieren

Diese Schritte erledigen Sie im Microsoft Entra Admin Center, dessen Menüs englisch sind.

1. Öffnen Sie https://entra.microsoft.com und gehen Sie zu Entra ID › App registrations › New registration. Geben Sie der App einen Namen, den Ihre IT wiedererkennt, etwa „nexxus Postfach“. Wählen Sie unter Supported account types die Option Single tenant only. Eine Umleitungs-URI braucht diese App nicht.

2. Öffnen Sie Certificates & secrets › Client secrets › New client secret. Kopieren Sie den Value sofort: Microsoft zeigt ihn nur einmal. nexxus braucht den Wert, nicht die Secret ID. Notieren Sie das Ablaufdatum. Ist der Schlüssel abgelaufen, ruft nexxus das Postfach nicht mehr ab.

3. Öffnen Sie API permissions › Add a permission › APIs my organization uses, suchen Sie Office 365 Exchange Online, wählen Sie Application permissions, haken Sie IMAP.AccessAsApp an und klicken Sie auf Add permissions.

4. Klicken Sie auf derselben Seite auf Grant admin consent für Ihr Verzeichnis. Die Berechtigung muss danach als erteilt angezeigt werden.

5. Kopieren Sie auf der Seite Overview die Application (client) ID und die Directory (tenant) ID.

6. Öffnen Sie Entra ID › Enterprise applications, wählen Sie dieselbe App und kopieren Sie auf ihrer Seite Overview die Object ID. Achtung: Das ist eine andere Object ID als die auf der Seite der App-Registrierung. Mit der falschen scheitert die Anmeldung später.

Schritt 2: Der App das Postfach geben

Diese Schritte erledigen Sie in Exchange Online PowerShell, mit einem Konto, das in Exchange Online Rechte vergeben darf. Zuerst registrieren Sie die App als Dienstprinzipal in Exchange, dann geben Sie ihr das Postfach:

Install-Module -Name ExchangeOnlineManagement
Connect-ExchangeOnline -Organization <Directory (tenant) ID>

New-ServicePrincipal -AppId <Application (client) ID> -ObjectId <Object ID der Enterprise Application> -DisplayName "nexxus Postfach"
$sp = Get-ServicePrincipal -Identity "nexxus Postfach"
Add-MailboxPermission -Identity <Adresse des Postfachs> -User $sp.Identity -AccessRights FullAccess

Ist IMAP für das Postfach ausgeschaltet, schalten Sie es ein:

Set-CASMailbox -Identity <Adresse des Postfachs> -ImapEnabled $true

Die App kommt so nur an die Postfächer, die Sie ihr mit Add-MailboxPermission geben, nicht an alle Ihrer Organisation. Microsoft beschreibt das Verfahren unter Authenticate an IMAP, POP or SMTP connection using OAuth, Abschnitt zum Client-Credentials-Verfahren.

Schritt 3: In nexxus eintragen

1. Legen Sie das Postfach an wie oben beschrieben, mit der Art IMAP-Postfach und der Anmeldung Microsoft 365 (App-Registrierung). Das Feld Passwort verschwindet, dafür erscheinen die drei Felder für Entra.

2. Tragen Sie ein:

   Feld	Wert
   Server	outlook.office365.com, eingetragen, wenn das Feld leer war. Port 993 mit SSL/TLS (IMAPS)
   Benutzername	Die Adresse des Postfachs, etwa berichte@example.com
   Verzeichnis-ID (Tenant)	Die Directory (tenant) ID. Die Domain des Verzeichnisses geht auch, etwa firma.onmicrosoft.com
   Anwendungs-ID (Client)	Die Application (client) ID
   Geheimer Clientschlüssel	Der Value des Client Secrets

3. Klicken Sie auf Speichern und dann auf Verbindung testen. Lehnt Microsoft ab, nennt nexxus den Grund auf Deutsch, siehe Wenn etwas schiefgeht.

Den gespeicherten Schlüssel zeigt nexxus nie wieder an. Beim Bearbeiten steht im Feld unverändert: Lassen Sie es leer, behält nexxus den Schlüssel, tragen Sie einen neuen ein, ersetzt er den alten. So tauschen Sie auch einen abgelaufenen Schlüssel aus.

Postal: Zustellung statt Abruf

Mit einem Postal-Server ruft nexxus nichts ab. Postal schickt jede Mail sofort an eine Empfangs-URL von nexxus und signiert jede Zustellung. nexxus nimmt nur Zustellungen mit gültiger Signatur an.

1. Legen Sie das Postfach mit der Art Weiterleitung über Postal an. Server, Benutzername und Passwort gibt es dann nicht.

2. Postal-Schlüssel (JWKS) ist die Adresse, unter der Ihr Postal-Server seine Signaturschlüssel veröffentlicht. Sie muss mit https:// beginnen. Leer gilt der Standard des Servers.

3. Wählen Sie Dienstkonto und Ordner wie oben und klicken Sie auf Speichern. Erst jetzt entsteht die Empfangs-URL. Kopieren Sie sie mit URL kopieren.

4. Legen Sie in Postal unter Routing einen HTTP Endpoint mit dieser URL an, mit der Kodierung Sent in the body as JSON und dem Format Delivered as the raw message, und lassen Sie die Route der Empfangsadresse darauf zeigen.

5. Verbindung testen lädt die Schlüssel von Postal und meldet etwa Postal-Schlüssel geladen (1). Signierte Zustellungen werden angenommen.

Neue URL erzeugen ersetzt die Empfangs-URL, etwa wenn sie in falsche Hände geraten ist. Die alte nimmt ab sofort nichts mehr an, stellen Sie also gleich danach die Route in Postal um. Ein Postal-Postfach auf Pausiert nimmt keine Zustellungen an.

Was im Hintergrund passiert

• Abruf. Ist der Job MAILBOX_POLLER aktiv, ruft nexxus jede Minute alle aktiven IMAP-Postfächer ab, je Postfach und Durchgang bis zu 25 Mails. Es liest nur ungelesene Mails im IMAP-Ordner und markiert jede als gelesen, sobald sie festgehalten ist. Bricht nexxus dazwischen ab, bleibt die Mail ungelesen und kommt beim nächsten Abruf wieder. Eine Mail, deren Message-ID das Postfach schon kennt, hält nexxus kein zweites Mal fest.
• Dienstkonto. Jede Mail wird unter dem Dienstkonto festgehalten und abgelegt. Ist es gelöscht oder kein Dienstkonto mehr, ruft nexxus nichts ab und schreibt den Grund unter Fehler.
• Anhänge. Mit Ordner werden sie Dokumente in den Dateien, ohne Ordner nur aufgezählt. Anhänge über 25 MB zählt nexxus auf, liest sie aber nicht.
• Was danach kommt. Jede neue Mail geht an die aktiven KI-Schedules mit dem Auslöser Bei neuer E-Mail für dieses Postfach, deren Filter passen. Nimmt keiner sie und ist Assistent beantwortet Mails eingeschaltet, prüft nexxus, ob der KI-Assistent sie beantwortet.
• Zugangsdaten. Passwort und geheimen Clientschlüssel speichert nexxus nur verschlüsselt und zeigt sie nie wieder an. Das Zugriffstoken von Microsoft hält nexxus im Speicher und holt kurz vor seinem Ablauf ein neues. Lehnt Exchange Online die Anmeldung ab, verwirft nexxus das Token und holt beim nächsten Versuch ein frisches.
• Löschen. Ein gelöschtes Postfach nimmt nichts mehr an, ein gespeichertes Passwort wird verworfen. Die festgehaltenen Mails bleiben.

Für Selbstbetreiber

Geplante Jobs laufen nur, wenn app.disableCronJobs auf false steht, was das Produktionsprofil setzt. Der Abstand der Abrufe ist communication.mailbox.pollDelayMs (60000), die Zahl der Mails je Durchgang communication.mailbox.maxMailsPerPoll (25). Der Standard für Postal-Schlüssel (JWKS) kommt aus communication.mailbox.postal.defaultJwksUrl (Umgebungsvariable POSTAL_JWKS_URL). nexxus braucht für Microsoft 365 ausgehende Verbindungen zu login.microsoftonline.com und outlook.office365.com.

Wenn etwas schiefgeht

Fehler beim Verbindungstest stehen nach „Verbindung fehlgeschlagen:“. Fehler beim Abruf stehen im Feld Fehler und oben auf der Seite: Der letzte Abruf ist fehlgeschlagen: …

Meldung	Was zu tun ist
„Microsoft 365 lehnt den geheimen Clientschlüssel ab. Eingetragen sein muss sein Wert, nicht die ID des Geheimnisses.“	Tragen Sie unter Geheimer Clientschlüssel den Value ein, nicht die Secret ID. Ist der Wert nicht mehr zu sehen, legen Sie in Entra einen neuen Schlüssel an.
„Der geheime Clientschlüssel ist abgelaufen. Bitte in Entra einen neuen anlegen und hier eintragen.“	Legen Sie unter Certificates & secrets einen neuen Schlüssel an und tragen Sie seinen Wert ein.
„Eine App mit dieser Anwendungs-ID (Client) gibt es in diesem Verzeichnis nicht.“	Prüfen Sie Anwendungs-ID (Client) und Verzeichnis-ID (Tenant). Die App muss in diesem Verzeichnis registriert sein.
„Microsoft kennt diese Verzeichnis-ID (Tenant) nicht.“	Tragen Sie die Directory (tenant) ID von der Übersichtsseite der App ein oder die Domain des Verzeichnisses.
„Exchange Online hat die IMAP-Anmeldung abgelehnt: Der App fehlt die Anwendungsberechtigung IMAP.AccessAsApp (Office 365 Exchange Online) mit Administratorzustimmung.“	Fügen Sie die Berechtigung hinzu und erteilen Sie die Zustimmung, siehe Schritt 1, Punkt 3 und 4. Eine delegierte Berechtigung reicht nicht.
„Exchange Online hat die IMAP-Anmeldung abgelehnt. Hat die App Zugriff auf dieses Postfach (Dienstprinzipal in Exchange mit New-ServicePrincipal, Recht mit Add-MailboxPermission), und ist IMAP für das Postfach eingeschaltet?“	Führen Sie Schritt 2 aus. Prüfen Sie, dass New-ServicePrincipal die Object ID der Enterprise application bekommen hat und dass IMAP für das Postfach an ist.
„Bei Microsoft 365 ist der Benutzername die Adresse des Postfachs.“	Tragen Sie unter Benutzername die vollständige Adresse ein.
„Ohne Passwort kann das Postfach nicht aktiv sein.“ oder „Ohne geheimen Clientschlüssel kann das Postfach nicht aktiv sein.“	Tragen Sie Passwort oder Schlüssel ein, bevor Sie Empfang auf Aktiv stellen.
„Das Dienstkonto ist gelöscht oder kein Dienstkonto mehr.“	Wählen Sie ein anderes Dienstkonto oder stellen Sie den Kontotyp des bisherigen wieder auf Dienstkonto.
„Die Adresse des Postal-Schlüssels (JWKS) muss mit https:// beginnen.“	Tragen Sie die HTTPS-Adresse ein oder lassen Sie das Feld leer.
Der Test klappt, aber es kommt nichts an	Der Job MAILBOX_POLLER ist aus, oder Empfang steht auf Pausiert. Oder die neuen Mails sind schon gelesen: nexxus holt nur ungelesene.

Wie es weitergeht

Den KI-Assistenten per E-Mail fragenWer eine Antwort bekommt, wie sie aussieht und wo Sie den Status jeder Mail sehen.

DienstkontenDas Konto anlegen, unter dem ein Postfach arbeitet.

DateienWo abgelegte Anhänge landen und wer sie sieht.